Zakładamy firmę – gdzie szukać pomocy na początku?

Pomysł jest, forma prawna wybrana, a Kacper jest coraz bliżej uruchomienia własnej firmy. Wraz z kolejnymi krokami pojawiają się jednak pytania: jak prawidłowo zarejestrować działalność, jakie kody PKD wybrać, gdzie szukać informacji o podatkach, czy można otrzymać pieniądze na start i kto może pomóc w przygotowaniu dokumentów?

Dobra wiadomość jest taka, że początkujący przedsiębiorca nie musi wszystkiego robić samodzielnie. W Polsce działa wiele instytucji publicznych oraz organizacji wspierających osoby planujące rozpoczęcie działalności gospodarczej.

Kacper postanowił więc sprawdzić, do których drzwi warto zapukać, zanim jego pomysł oficjalnie stanie się firmą.

Zanim zaczniesz – nie bój się pytać

Jednym z najczęstszych błędów początkującego przedsiębiorcy jest przekonanie, że przed wizytą w urzędzie powinien znać odpowiedź na każde pytanie. Tymczasem wiele instytucji udostępnia informacje właśnie po to, aby ułatwić przedsiębiorcom przejście przez procedury związane z rozpoczęciem działalności.

Warto wcześniej przygotować podstawowe informacje dotyczące planowanej firmy: czym będzie się zajmowała, gdzie będzie prowadzona działalność, czy przedsiębiorca będzie działał samodzielnie, czy planuje zatrudniać pracowników oraz jakie inwestycje będą potrzebne na początku.

Z takim zestawem informacji znacznie łatwiej rozmawiać z urzędnikiem, księgowym, doradcą czy pracownikiem instytucji wspierającej przedsiębiorców.

Urząd Miasta lub Gminy – pierwszy przystanek Kacpra

Jednym z miejsc, do których może udać się osoba planująca rozpoczęcie jednoosobowej działalności gospodarczej, jest właściwy Urząd Miasta lub Urząd Gminy. W większych urzędach funkcjonują wydziały, referaty lub stanowiska zajmujące się obsługą przedsiębiorców i sprawami związanymi z działalnością gospodarczą.

Można tam uzyskać informacje dotyczące między innymi rejestracji działalności oraz wypełnienia wniosku CEIDG. Urzędnik może pomóc wyjaśnić poszczególne pola formularza, wskazać, jakie informacje trzeba przygotować i jak wygląda procedura rejestracji.

To dobre miejsce również wtedy, gdy Kacper nie jest pewien, jak opisać przedmiot swojej działalności. Może uzyskać informacje dotyczące zasad posługiwania się kodami PKD i sposobu wskazywania zakresu działalności we wniosku.

Warto jednak pamiętać, że urząd udziela przede wszystkim informacji dotyczących procedur administracyjnych. Wybór rozwiązania podatkowego czy prawnego odpowiedniego dla indywidualnej sytuacji przedsiębiorcy warto dodatkowo omówić z księgowym, doradcą podatkowym lub prawnikiem.

Centra wspierania przedsiębiorczości – więcej niż zwykłe okienko

W części miast i regionów funkcjonują również specjalne punkty, centra oraz programy wspierające przedsiębiorczość. Zakres ich działalności zależy od konkretnej jednostki samorządowej.

Można znaleźć miejsca oferujące konsultacje, spotkania informacyjne, szkolenia, warsztaty dla osób rozpoczynających działalność czy informacje dotyczące dostępnych programów wsparcia.

Dla Kacpra może to być szczególnie wartościowe, ponieważ zamiast szukać odpowiedzi na każde pytanie osobno, może w jednym miejscu dowiedzieć się, jakie instytucje i programy są dostępne lokalnie.

Powiatowy Urząd Pracy – pomoc i pieniądze na rozpoczęcie działalności

Powiatowy Urząd Pracy (PUP) może być bardzo ważnym miejscem dla części osób planujących rozpoczęcie własnego biznesu.

Urzędy pracy prowadzą programy związane z podejmowaniem działalności gospodarczej. W zależności od aktualnego naboru i lokalnych zasad mogą być dostępne konsultacje, informacje dotyczące przygotowania wniosku oraz jednorazowe środki na rozpoczęcie działalności.

W praktyce przygotowanie wniosku o dotację zmusza przyszłego przedsiębiorcę do dokładnego przemyślenia własnego pomysłu. Trzeba opisać planowaną działalność, rynek, klientów, wydatki oraz sposób wykorzystania otrzymanych pieniędzy. Dzięki temu Kacper może jeszcze przed uruchomieniem firmy zweryfikować, czy jego założenia są realistyczne.

Warto również zapytać konkretny urząd o możliwość konsultacji dokumentów lub udziału w spotkaniach informacyjnych dotyczących naboru. Szczegółowy zakres takiej pomocy może różnić się pomiędzy poszczególnymi PUP.

Dotacja z Urzędu Pracy – nawet do sześciokrotności przeciętnego wynagrodzenia

Jedną z najbardziej interesujących możliwości dla Kacpra mogą być jednorazowe środki na podjęcie działalności gospodarczej.

W przypadku tego instrumentu maksymalny ustawowy poziom wsparcia może wynosić do sześciokrotności przeciętnego wynagrodzenia. Nie oznacza to jednak, że każdy urząd w każdym naborze przyznaje maksymalną możliwą kwotę.

Poszczególne Powiatowe Urzędy Pracy określają szczegółowe warunki naborów, wymagania wobec kandydatów, zasady zabezpieczenia umowy oraz wydatki, które mogą zostać sfinansowane. Dlatego przed przygotowaniem biznesplanu Kacper powinien sprawdzić aktualny regulamin właściwego PUP.

To szczególnie ważne, ponieważ nabory mogą być prowadzone w określonych terminach, a liczba dostępnych dotacji zależy między innymi od środków pozostających w dyspozycji danego urzędu.

Biznes.gov.pl – urząd dostępny również z komputera

Kacper nie musi jednak ze wszystkimi pytaniami chodzić od urzędu do urzędu. Bardzo dużą część informacji dotyczących zakładania i prowadzenia przedsiębiorstwa można znaleźć w państwowym serwisie Biznes.gov.pl.

Portal gromadzi informacje dotyczące między innymi zakładania firmy, CEIDG, działalności nierejestrowanej, zezwoleń, koncesji, podatków oraz wielu innych obowiązków przedsiębiorcy.

Za pośrednictwem usług elektronicznych można również załatwiać sprawy związane z działalnością gospodarczą. Dla młodego przedsiębiorcy to dobre miejsce do sprawdzania oficjalnych informacji zamiast opierania się wyłącznie na przypadkowych poradach znalezionych w internecie.

Centrum Pomocy Biznes.gov.pl – kiedy Kacper nadal ma pytania

Jeżeli informacje dostępne na portalu nie wystarczą, można skorzystać również z Centrum Pomocy Biznes.gov.pl.

Pomoc obejmuje między innymi pytania dotyczące rejestracji jednoosobowej firmy, działalności nierejestrowanej, spółki cywilnej, składania wniosku CEIDG, zawieszania i wykreślania działalności oraz korzystania z samego portalu.

Dostępny jest kontakt telefoniczny, Live Chat oraz formularz kontaktowy. Dzięki temu Kacper może uzyskać pomoc bez konieczności osobistej wizyty w urzędzie.

Inkubatory przedsiębiorczości – gdy pomysł potrzebuje opieki

Alternatywą dla klasycznych urzędów są inkubatory przedsiębiorczości, parki technologiczne, ośrodki innowacji oraz programy akceleracyjne i startupowe.

Ich oferta może być bardzo różna. Niektóre zapewniają przestrzeń do pracy, inne mentoring, szkolenia, konsultacje biznesowe, pomoc księgową i prawną, wsparcie marketingowe albo możliwość nawiązania kontaktu z inwestorami.

Dla Kacpra inkubator może być szczególnie interesujący wtedy, gdy jego pomysł jest innowacyjny albo wymaga dopracowania modelu biznesowego przed rozpoczęciem sprzedaży.

Nie każdy inkubator działa jednak na tych samych zasadach. Część programów jest bezpłatna lub finansowana ze środków publicznych, część wymaga zakwalifikowania się do projektu, a inne działają komercyjnie. Zawsze warto więc dokładnie sprawdzić warunki uczestnictwa.

PARP i programy dla startupów

Kolejnym miejscem, które warto znać, jest Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP). Szczególnie interesująca może być jej oferta dla startupów i innowacyjnych przedsięwzięć.

Programy inkubacyjne mogą obejmować między innymi mentoring, szkolenia, pomoc w tworzeniu modelu biznesowego, specjalistyczne konsultacje, wsparcie księgowe, podatkowe, prawne czy marketingowe. Dostępność poszczególnych programów zależy od aktualnie prowadzonych naborów.

Jeżeli więc Kacper ma pomysł wykraczający poza klasyczny mały biznes i myśli o stworzeniu rozwiązania, które w przyszłości można skalować, warto sprawdzić również tę ścieżkę.

Bezpłatna pomoc komercyjna – firmy też chcą pomagać początkującym przedsiębiorcom

Pomocy dla początkujących przedsiębiorców nie trzeba szukać wyłącznie w instytucjach publicznych. Wiele firm oferuje bezpłatne konsultacje wstępne, poradniki, webinary, konfiguratory, prezentacje produktów czy pomoc w doborze rozwiązań potrzebnych do uruchomienia biznesu.

Takie wsparcie można znaleźć między innymi w biurach księgowych, bankach, firmach technologicznych, u dostawców oprogramowania, operatorów płatności czy dostawców wyposażenia dla przedsiębiorców.

Trzeba jedynie pamiętać o ważnej różnicy: firma komercyjna może bezpłatnie pomagać klientowi, ale jednocześnie oferuje własne produkty lub usługi. Warto więc oddzielać neutralną informację o przepisach od rekomendacji handlowej.

Z drugiej strony konsultacja z firmą specjalizującą się w konkretnej dziedzinie może być bardzo praktyczna. Przedsiębiorca może od razu dowiedzieć się, jakie rozwiązania będą potrzebne w jego konkretnym modelu działalności i ile będzie kosztowało ich wdrożenie.

Księgowa lub biuro rachunkowe – jedna z najważniejszych osób na początku

Kacper szybko odkrywa jeszcze jednego bardzo ważnego partnera – księgową. Dobre biuro rachunkowe może pomóc przedsiębiorcy zrozumieć konsekwencje podatkowe podejmowanych decyzji, uporządkować obowiązki i przygotować się do prawidłowego rozliczania firmy.

Wiele biur rachunkowych oferuje pierwszą konsultację bezpłatnie, szczególnie jeżeli przyszły przedsiębiorca rozważa późniejsze powierzenie im obsługi księgowej.

W przypadku bardziej skomplikowanych zagadnień podatkowych właściwym specjalistą jest doradca podatkowy, natomiast kwestie prawne dotyczące umów czy konstrukcji spółki warto konsultować z prawnikiem.

Kacper nie musi być specjalistą od wszystkiego. Jego zadaniem jest przede wszystkim zbudowanie dobrego biznesu – a w sprawach specjalistycznych może korzystać z wiedzy osób, które zajmują się nimi zawodowo.

MAXKAS – bezpłatna pomoc przy wyborze technologii dla nowej firmy

Jest jeszcze jeden obszar, w którym początkujący przedsiębiorca może skorzystać ze specjalistycznej pomocy. Jeżeli działalność Kacpra będzie związana ze sprzedażą produktów lub usług, pojawią się pytania dotyczące kas fiskalnych online, terminala płatniczego, kasoterminala, systemu POS, oprogramowania sprzedażowego, drukarki fiskalnej online, czytniki kodów kreskowych.

I właśnie tutaj może pomóc MAXKAS. Dwudziestoletnie doświadczenie w obsłudze firm z Małopolski pozwala nam na pomoc w doborze najlepszych rozwiązań dla każdego typu działalności.

Przedsiębiorca nie musi znać wszystkich modeli urządzeń i technologii dostępnych na rynku. Wystarczy, że opowie nam, jaki biznes chce uruchomić, gdzie będzie prowadził sprzedaż, ilu klientów planuje obsługiwać i jak ma wyglądać codzienna praca firmy.

Na tej podstawie możemy pomóc dobrać rozwiązanie odpowiadające rzeczywistym potrzebom działalności – zarówno dla niewielkiej firmy usługowej, sklepu czy punktu mobilnego, jak i gastronomii, e-commerce lub bardziej rozbudowanego przedsiębiorstwa.

Konsultacja przed zakupem pozwala spojrzeć na urządzenia jako na cały system wspierający sprzedaż, a nie zbiór przypadkowych produktów.

Kacper nie jest sam – wokół przedsiębiorcy działa cały system wsparcia

Zakładanie pierwszej firmy może początkowo wyglądać jak długa lista formularzy, przepisów i instytucji. Kiedy jednak Kacper zaczyna poznawać dostępne możliwości, sytuacja staje się znacznie prostsza.

Urząd Miasta lub Gminy może pomóc zrozumieć procedurę rejestracji. Powiatowy Urząd Pracy może być źródłem informacji o wsparciu finansowym. Biznes.gov.pl pozwala sprawdzić oficjalne informacje i załatwiać sprawy przez internet. Inkubatory oraz PARP mogą pomóc rozwijać bardziej innowacyjne pomysły, a księgowy, doradca podatkowy, prawnik i wyspecjalizowane firmy dostarczają wiedzy w konkretnych obszarach.

Kacper dochodzi więc do ważnego wniosku: dobry przedsiębiorca nie musi wiedzieć wszystkiego. Powinien natomiast wiedzieć, gdzie znaleźć właściwą odpowiedź i kogo poprosić o pomoc.

A kiedy formalności są już uporządkowane, można przejść do tego, co najważniejsze – uruchomienia firmy, zdobywania pierwszych klientów i rozwijania własnego biznesu.